Un logiciel de gestion des stocks pour salon de coiffure doit suivre deux stocks très différents : les produits techniques consommés pendant les prestations (couleurs, oxydants, soins au bac) et les produits de revente posés sur l'étagère. Pour un petit salon, inutile de viser un outil d'entrepôt : il suffit de savoir ce qui entre, ce qui sort à chaque prestation, ce qui reste et ce qu'il faut commander avant la rupture. Un suivi simple, tenu chaque semaine, évite à la fois les tubes de couleur périmés au fond du placard et la teinte manquante un samedi matin.
Deux stocks, deux logiques
Produits techniques
Produits de revente
Exemples Tubes de coloration, oxydants, décolorants, soins au bac Shampoings, masques, produits coiffants
Comment ils sortent Par petites quantités, à chaque prestation À l'unité, lors d'une vente
Risque principal Rupture sur une teinte courante, péremption des produits peu utilisés Argent immobilisé sur l'étagère, invendus
Ce qu'il faut suivre Consommation par prestation et dates de péremption Ventes par produit et rotation
Ce que coûte un stock mal suivi
- Une couleur en rupture, et c'est une cliente à qui l'on propose « presque la même teinte », ou un rendez-vous à déplacer.
- Des oxydants et des soins qui dépassent leur date, jetés sans que personne ne sache combien ils ont coûté.
- Des commandes passées au jugé, trop grosses sur certains produits et trop petites sur d'autres.
- Une consommation qui dérive : si une prestation couleur utilise en moyenne bien plus de produit que prévu, la marge baisse sans que l'on s'en aperçoive.
Une méthode en quatre habitudes
- Saisir chaque livraison à réception, avec la date de péremption pour les produits techniques.
- Associer une consommation type à chaque prestation : par exemple un tube et la quantité d'oxydant correspondante pour une couleur racines. Le stock baisse ainsi automatiquement à chaque rendez-vous réalisé.
- Faire un inventaire régulier, une fois par mois, téléphone en main, rayon par rayon. L'écart entre le stock théorique et le stock réel montre où le produit part.
- Fixer un seuil minimum par produit, pour que la commande se déclenche avant la rupture et non après.
Ce que peut faire un logiciel abordable
Boona intègre un suivi de stock complet pour un logiciel de ce prix : réceptions, sorties, transferts entre réserves d'un même salon et inventaires sont enregistrés comme des mouvements numérotés. Des fiches techniques reliées aux prestations déduisent la consommation à chaque visite et comparent la quantité prévue à la quantité réellement utilisée, par coiffeuse et par prestation. L'inventaire se fait sur téléphone, éventuellement à l'aveugle. Les dates de péremption saisies à la réception déclenchent des alertes « périmé » ou « expire dans 30 jours » ; il s'agit d'une estimation, les lots les plus anciens étant supposés partir en premier. Une liste de réapprovisionnement propose les produits sous leur seuil, ou qui manqueront pour les rendez-vous des quatorze prochains jours, regroupés par fournisseur. Le tout coûte 2 dollars par mois plus 1 dollar par poste. Il ne génère pas de bons de commande à envoyer aux fournisseurs, et les alertes restent dans le tableau de bord, sans e-mail.
Le suivi du stock va de pair avec celui de l'équipe : voir aussi notre article sur la paie, les commissions et les plannings du personnel, et la rubrique Gestion de salon de coiffure.
Questions fréquentes
- Faut-il suivre le stock au gramme près ?
- Non. Une consommation type par prestation suffit, corrigée par l'inventaire mensuel. L'objectif est de repérer les écarts importants, pas de peser chaque tube.
- À quelle fréquence faire l'inventaire ?
- Une fois par mois pour la plupart des salons, plus souvent pour les produits chers ou très demandés.
- Un tableur ne suffit-il pas ?
- Pour un salon très petit, si. Dès qu'il y a plusieurs coiffeuses, le tableur n'est plus à jour : un logiciel qui déduit le produit à chaque prestation évite d'avoir à y penser.