Dans un salon de coiffure, le logiciel de gestion ne fait pas la paie à proprement parler : il prépare tout ce qu'il faut pour la faire juste. Il tient les plannings de l'équipe, enregistre qui a réalisé quelle prestation, calcule le chiffre d'affaires de chaque coiffeuse et, si le salon verse une part variable, le montant correspondant. Ces chiffres partent ensuite chez l'expert-comptable ou dans le logiciel de paie, qui établit les bulletins selon la convention collective de la coiffure. Le gain est double : moins de ressaisie, et des primes que chacune peut vérifier.
Le circuit des données, du planning au bulletin
- Le planning fixe qui travaille quand : horaires, pauses, jours de repos, congés.
- L'agenda attribue chaque rendez-vous à une coiffeuse, ce qui donne les prestations réalisées par personne.
- L'encaissement rattache le montant de chaque prestation et de chaque vente de produit à la bonne personne.
- Le rapport mensuel additionne le chiffre d'affaires, les heures et le nombre de prestations par collaboratrice.
- La part variable est calculée selon la règle du salon, puis transmise avec les heures au cabinet comptable.
Si l'une de ces étapes se fait à la main, par exemple une cliente encaissée sans être attribuée à la bonne coiffeuse, toute la suite est faussée. C'est là que le logiciel fait la différence.
Calculer une part variable : un exemple
Les salons utilisent surtout deux règles. Prenons une coiffeuse qui réalise 5 500 € de chiffre d'affaires hors taxes dans le mois.
| Règle | Calcul | Part variable du mois |
|---|---|---|
| Pourcentage sur tout le chiffre d'affaires (par exemple 5 %) | 5 500 € × 5 % | 275 € |
| Prime au-delà d'un objectif (10 % au-dessus de 4 500 €) | (5 500 € − 4 500 €) × 10 % | 100 € |
Ces chiffres sont des exemples, pas des recommandations. La règle choisie doit figurer dans le contrat de travail, et la rémunération totale ne peut pas descendre sous le minimum prévu par la convention collective. En cas de doute, l'expert-comptable ou l'organisation professionnelle du secteur vous renseignera.
Les plannings : ce qui fait gagner du temps
- Des modèles d'horaires par personne (par exemple une semaine sur deux le samedi), plutôt qu'une saisie semaine par semaine.
- Les pauses et jours de repos bloqués dans l'agenda en ligne, pour qu'aucune cliente ne réserve dedans.
- Une vue d'ensemble de la semaine pour repérer les après-midi sous-dotés avant qu'ils arrivent.
- Des droits d'accès : une apprentie voit son planning, pas le fichier clients complet.
Ce que propose un logiciel à petit prix
Boona couvre la partie amont du circuit : plannings avec modèles d'horaires, pauses et jours de repos, agenda par coiffeuse, rapports de chiffre d'affaires par collaboratrice, par prestation et par période, et un rapport de rémunération qui calcule pour chaque personne la part due selon un pourcentage du chiffre d'affaires, avec le nombre de prestations et les heures travaillées. Les droits d'accès se règlent par rôle. Le tout pour 2 dollars par mois plus 1 dollar par poste, sans commission. Il n'établit pas les bulletins de paie et ne calcule pas automatiquement les primes à seuil : celles-ci se déduisent du rapport, puis passent chez le comptable comme avec n'importe quel logiciel de salon.
Pour les autres chantiers de la gestion, du stock aux salons multiples, consultez la rubrique Gestion de salon de coiffure.
Questions fréquentes
- Le logiciel de salon peut-il remplacer le logiciel de paie ?
- Non. Il fournit les heures et le chiffre d'affaires par personne ; les bulletins, les cotisations et les déclarations relèvent d'un logiciel de paie ou de l'expert-comptable.
- Faut-il inclure les ventes de produits dans la part variable ?
- C'est un choix du salon. Beaucoup appliquent un taux différent sur les prestations et sur la revente ; dans tous les cas, la règle doit être écrite dans le contrat.
- Comment éviter les contestations sur les primes ?
- En attribuant chaque prestation à la bonne personne au moment de l'encaissement et en partageant le rapport mensuel avec l'équipe avant de l'envoyer au comptable.